Privatlivspolitik

Privatlivspolitik

25. maj 2018

Nordsjællands valgmenigheds (NVM) dataansvar

Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

 

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

Nordsjællands valgmenighed er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger:

Kontaktperson: Albert Nielsen (formand)

Adresse: Melbyvej 90 a, 3370 Melby

CVR: 31548527

Telefonnr.: 22135600

Mail: albnielsen@gmail.com

Website: nordsjaellandsvalgmenighed.dk

 

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger:

  1. Medlems - og støttemedlemsoplysninger:
  • Almindelige personoplysninger:
    • Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse
  • Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
    • Cpr-numre

 

  1. Oplysninger om bestyrelsesmedlemmer, prædikanter og frivillige medarbejdere:
  • Almindelige personoplysninger samt cpr-numre.
    • Adresse, telefonnummer og e-mailadresse.
    • Bankkontonummer.

 

 

Her indsamler vi oplysninger fra:

Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:

  • Kirkekontoret i dit tidligere sogn
  • Kirkeministeriet.
  • SKAT.

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er særligt:

  • Medlemmer skal være medlemmer af Folkekirken, men skal ikke betale kirkeskat til den.
  • Kirkeministeriet skal informeres, når et medlem melder sig ud af foreningen.
  • Kirkeskat fra medlemmer samt frivillige bidrag indberettes én gang årligt SKAT til brug for fradrag i den skattepligtige indkomst.

 

Formålene:

  1. Formål med behandling af medlemsoplysninger:
  • Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning og indkaldelse til medlemsmøder som generalforsamlinger og budgetmøder.
  • Kommunikation til medlemmerne, støttemedlemmer, støtter og personer på maillisten i form nyhedsbreve, orientering etc.
  • Opfyldelse af lovkrav, herunder valgmenighedsloven

 

  1. Formål med behandling af oplysninger på bestyrelsesmedlemmer og frivillige ulønnede medarbejdere:
  • Kommunikation mellem bestyrelsesmedlemmerne om møder, aftaler og arrangementer.
  • Opfyldelse af lovkrav til offentlige myndigheder.
  • Udbetaling af kørselspenge, godtgørelser, udlæg og lignende.

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

  • For afholdelse af Gudstjenester samt aktiviteter, der er forenelig med valgmenighedens vedtægter.
  • Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til beslutninger taget på generalforsamlingen.
  • Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kirkeskat og kontingent m.v.
  • Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder konkret situation i foreningen
  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen
  • Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende.

 

Samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, hvis det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.

 

Videregivelse af dine personoplysninger

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke. 

 

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem og støttemedlem af NVM, støtte, interesseret på mailliste, som ulønnet medarbejder eller prædikant

Medlem:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:

  • Af administrative og lovmæssige hensyn opbevarer vi dine medlemsoplysninger i op til 5 år efter kalenderåret for din udmeldelse af NVM

Støttemedlem:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit medlemskab og i overensstemmelse med følgende kriterier:

  • Af administrative og lovmæssige hensyn opbevarer vi dine medlemsoplysninger i op til 3 år efter kalenderåret for din udmeldelse af NVM

Frivillige, ulønnede medarbejdere samt prædikanter:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige oplysninger i op til 5 år efter dit virke er ophørt
  • Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år efter arbejdet er ophørt.

Mailliste og Støtter:

Vi vil opbevare dine personoplysninger indtil du beder om at få dem slettet.
 

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

  • Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
  • Retten til indsigt i egne personoplysninger
  • Retten til berigtigelse
  • Retten til sletning
  • Retten til begrænsning af behandling
  • Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
  • Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst. 

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

 

Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.